Założenie spółki z o.o.

Wiele osób zwraca się do nas oraz innych kancelarii adwokackich z prośbą o pomoc w założeniu spółki. We wcześniejszym artykule wskazaliśmy na najważniejsze zalety oraz wady spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej. W niniejszym artykule opiszemy jak przebiega proces założenia spółki z o.o. oraz co jest potrzebne, aby wystartować z działalnością w tej formie prawnej. Jako że obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują, że spółka z o.o. może być zawarta w dwóch, alternatywnych trybach: 1) trybie tradycyjnym, czyli przez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego albo 2) trybie elektronicznym, co następuje z wykorzystaniem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/, opiszemy również plusy i minusy każdego z tych trybów.

1. Dane oraz informacje potrzebne do założenia spółki

Jeżeli zdecydowaliśmy, że chcemy założyć spółkę z o.o., zanim zwrócimy się o pomoc do kancelarii adwokackiej, warto jest z góry przemyśleć oraz w miarę możliwości przygotować odpowiedzi na poniższe kwestie. Do założenia spółki potrzebujemy:

1. wybrać (wymyślić) nazwę dla spółki – w tym zakresie jest daleko idąca swoboda; ważne jest, aby nasza nazwa (firma) nie wprowadzała w błąd oraz odróżniała się od nazw (firm) innych przedsiębiorców działających na tym samym rynku;
2. wskazać siedzibę spółki oraz adres na terytorium Polski;
3. zdecydować o przedmiocie działalności spółki – przedmiot działalności oznacza się według kodów PKD; w umowie spółki można wpisać nieograniczoną liczbę kodów PKD, należy wyłącznie pamiętać, że obecnie w KRS można uwidocznić jedynie dziesięć z nich (jeden jako działalność przeważająca oraz dziewięć jako pozostała działalność spółki);
4. zdecydować jaką kwotę kapitału zakładowego wniesiemy do spółki – nie może to być mniej niż 5000 zł;
5. wskazać w jakiej proporcji poszczególni wspólnicy obejmą udziały;
6. przygotować dane wspólników (imię i nazwisko, PESEL, adres);
7. ustalić kto będzie członkiem zarządu spółki – wystarczy do tego jedna osoba, choć zarząd równie dobrze może być wieloosobowy (mogą to być wspólnicy lub osoby spoza ich grona);
8. podjąć decyzję, czy w spółce powołamy prokurenta – jest to specjalny pełnomocnik, którego dane wpisane są do KRS, który może reprezentować spółkę niemal w takim samym zakresie jak członkowie zarządu;
9. zdecydować w jaki sposób zarząd będzie reprezentował spółkę – prawo do reprezentowania może mieć każdy z członków zarządu z osobna, lecz można ustalić przykładowo, że do złożenia skutecznego oświadczenia woli w imieniu spółki wymagane będzie działanie dwóch (lub większej liczby) członków zarządu lub również prokurenta.

2. Co jest potrzebne do założenia spółki?

Jeżeli przy założeniu spółki korzystamy z pomocy profesjonalnego pełnomocnika – adwokata lub radcy prawnego, który zajmie się za nas przygotowaniem formalnej strony założenia spółki (umowa oraz inne wymagane dokumenty), to – poza informacjami wskazanymi powyżej – nie będzie od nas wymagane wiele więcej.

Jeżeli założenie spółki nastąpi w trybie tradycyjnym, czyli przez zawarcie aktu notarialnego, co oczywiste musimy mieć dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość. Jeżeli wybieramy tryb elektroniczny (s24) to osoby zaangażowane w spółkę muszą mieć konto ePUAP albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jeżeli jeszcze nie mamy konta ePUAP, to na szczęście jego wyrobienie nie jest szczególnie czasochłonne. Wymaga to wypełnienia krótkiego formularza oraz stawienia się w wybranym urzędzie w celu potwierdzenia tożsamości. Lista urzędów, w których można to zrobić, jest bardzo obszerna (urzędy skarbowe, urzędy gminy/miasta, placówki ZUS), stąd cały proces powinien zająć nam mniej niż godzinę.

3. Czas oczekiwania na założenie spółki oraz koszty założenia

Jeżeli zależy nam przede wszystkim na szybkości założenia spółki, to tryb elektroniczny (s24) będzie bezkonkurencyjny. Założenie spółki w tym trybie (wpis do KRS, uzyskanie NIP i REGON) trwa z reguły 24 godziny, zakładając oczywiście, że prawidłowo wypełnimy wniosek. Samo wypełnienie formularza na portalu s24 również przebiega dosyć sprawnie.

Tryb tradycyjny wypada na tym tle zdecydowanie gorzej. W pierwszym rzędzie wszyscy zainteresowani (lub ich pełnomocnicy) muszą stawić się u notariusza, aby podpisać umowę spółki. Sama rejestracja według przepisów powinna wprawdzie nastąpić w terminie 7 dni, to jednak niestety nie ma co liczyć, że tak będzie. Z doświadczenia wiemy, że – w zależności od sądu rejestrowego – cały proces może trwać nawet ok. miesiąca. Trzeba jednak pamiętać, że de facto już od podpisania aktu notarialnego nasza spółka może funkcjonować w obrocie jako tzw. spółka w organizacji. Już wtedy możemy założyć dla niej rachunek bankowy i w jej imieniu zawierać inne umowy. Mankamentem jest jednak to, że spółka w organizacji nie widnieje jeszcze w KRS, co wymaga okazywania kontrahentom co najmniej kopii umowy spółki, aby udowodnić, że spółka istnieje.

Przy zakładaniu spółki musimy liczyć się z następującymi kosztami:

1. opłata za rejestrację w KRS, która wynosi 250 zł przy trybie elektronicznym lub 500 zł w trybie tradycyjnym;
2. opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o wpisie spółki do KRS w wysokości 100 zł;
3. podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 0,5% od wartości kapitału zakładowego;
4. taksa notarialna, jeżeli spółkę zakładamy w trybie tradycyjnym.

4. Tryb elektroniczny a tryb tradycyjny

Z powyższych uwag wynika, że tryb elektroniczny ma nad trybem tradycyjnym przewagę w czasie oczekiwania na założenie spółki. Wiąże się też z niższymi opłatami. Wadą trybu elektronicznego jest jednak mniejsza elastyczność w zakresie ustalania treści umowy spółki. Założenie spółki w tym trybie polega na wypełnieniu przygotowanego formularza, który tylko w niedużym zakresie przewiduje możliwość wyboru określonych wariantów rozwiązań, lecz w ogóle nie dozwala na wprowadzanie do umowy spółki rozwiązań nietypowych.

Przykładowo w trybie elektronicznym nie jest możliwe wniesienie tzw. aportu, czyli wkładu niepieniężnego (np. własności nieruchomości, samochodu, bądź innej rzeczy, know-how itp.). Nie możemy też wprowadzać uprzywilejowania udziałów albo tzw. uprzywilejowania osobistego wspólników. Wyjaśniając krótko, uprzywilejowanie może polegać np. na zastrzeżeniu dla jednego lub kilku wspólników wyższego udziału w zysku, zwiększonej siły głosu na zgromadzeniu, wyłącznego prawa pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów albo np. prawa do powoływania członka zarządu. Tryb tradycyjny – w odróżnieniu od elektronicznego – pozwala wprowadzić szereg innych postanowień, które mogą okazać się przydatne w konkretnych okolicznościach (np. pierwszeństwo wspólników w nabyciu udziałów innego wspólnika, gdy ten zamierza je sprzedać; ograniczenia we wstąpieniu do spółki spadkobierców zmarłego wspólnika; przymusowe umorzenie udziałów; obowiązek podjęcia uchwały przez wspólników przed zawarciem przez spółkę określonego rodzaju umowy itp.).

Reasumując, tryb elektroniczny jest warty uwagi w sytuacjach, gdy zależy nam na jak najszybszym założeniu spółki, a ze względu na specyfikę sytuacji nie potrzebujemy nietypowych rozwiązań w umowie spółki. Tryb tradycyjny będzie natomiast właściwszy wszędzie tam, gdy konieczne jest szczegółowe uregulowanie sposobu funkcjonowania spółki.

Kancelaria Adwokacka

adwokat Magdalena Kirchniawy

Artykuł Założenie spółki z o.o. opublikowano dnia 19 lipca 2020 roku na stronie internetowej: Kancelaria Adwokacka adwokat Magdalena Kirchniawy Kędzierzyn-Koźle Wrocław